ひとり手帳会議なる魅惑の時間を持てない今年は...。
最近、「ひとり手帳会議」なる単語をよく目にする。
手帳好きにはこの言葉を目にしてその意味はすぐ把握できると思う。
そう、あれです。今時分から年末にかけて訪れる魅惑の時間です。
しかも、たちが悪いのはこれだっ！と決めてもその後雑誌の手帳特集が断続的に組まれ、年を越しても本当にこれで良かったのか？もっとほかにより自分にとって使い勝手の良い手帳が世の中にはあるんぢゃなかろか？
といつまでも悶々と続くエンドレスなひとり手帳会議......。
そんな一年の中でもっとも魅惑的な時間を今年、ボクは過ごせないのだ...(;;)ハラリ。
というのも、ここ数年ひとり手帳会議を重ねた結果、どうやらいまのシステムが一番自分には合っているという結論に達し、来年の準備はすでに９月早々に完了してしまっているのだ。
ということで、新しい手帳を紹介する機会も無いと思うので、ただ現状のシステムの棚卸しをしておこうと思う。
まず、綴じ手帳派？システム手帳派？？というとシステム手帳を愛用している。
サイズはバイブルサイズ。
中身のリフィル構成の前にバインダーから。
ガラというかバインダーはその時の気分によって、色や厚みを変えていく。
黒、茶系といったベーシックなところから、はじけたい時用の赤系や緑系等々。
色合いは、ほんと気分次第で変えていく。
バインダーの厚みは8mm〜23mm。番外編でフランクリンプランナー用の弁当箱のようなのもあるが、これは我が家の外に出て行くことはない。
大体、月末から月初の月代わりを挟む頃合は、来月や先月の情報を参照する機会が多いので23mmのバインダーを使うことが多い。
月中は当月に集中できるので、11mmで鞄の重さを減らしている。
週末の休みの際は8mmか11mm。余計なリフィルは取り除き、最軽量フォーメーションとなる。
こんな感じで、一月の中でも必要に応じてリフィルを増やしたり減らしたりしているボクのセルフマネジメントシステムは、昨年までの間に紆余曲折を経て以下のようなリフィル構成で落ち着いてしまった今日この頃なのだ。
バインダの表紙をめくると、
1.年間カレンダー×１枚
週間リフィルとかデイリーリフィルセットについている1年間1ページの年間カレンダー
2.ダ･ヴィンチのYEAR PLANNING×三つ折リフィル2枚
綴じ手帳と違い常に一年分の情報を持ち歩けるワケではないので、一年分の主なイベントはここに集約している。特にこれいつ頃だったっけ？とかいう時の参照用。
3.BindexのMONTHLY THEME×１枚
上半期の棚卸用に最近使いだしたリフィル。多分、なんかのセットの1枚だと思うが、リフィル１ページに一月１欄が設けられており、その月のメモを記入できるフォーマットになっている。
２だと1日1行というフォーマットなので、一目でこの月なにやった？と確認するにはこちらのほうが俯瞰しやすい。
ここには仕事のイベントとプライベートのイベントの両方をメモしている。
4.ユルユル考え事リスト BindexのPROJECT CHECK LIST×１枚
これは、通常のタスク管理とは別に中長期で考えなければいけない項目を挙げている。明確な期限はないが、気がついたときに忘れないようにここにメモしておき、ボンヤリとユルく考える項目のリストとなっている。
5.Monthly Tasks＆Monthly Goal BindexのPROJECT CHECK LIST×１〜２枚
フランクリンプランナーのメソッドを流用して、BindexのPROJECT CHECK LISTを一月一枚としてPersonalとBusiness両方の月次目標とタスクリストをMonthly Planningの際に作成し、基本は当月分だけ綴じている。月末月初は２か月分挟んでいることが多い。
6.習慣やれるとうれしいことチェックリスト pdf de calender 毎日の習慣チェックシート
お気に入りのpdf de calenderさんとこの「毎日の習慣チェックシート」をダウンロードしてプリントアウト。
一月一頁で習慣化したいアイテムを並べている。今のところ、５アイテム。これは仕事用というよりもプライベートメインで使用中。
ここにあげてるアイテムを実施するためにいかにプライベートの時間を確保できるか？それがボクのタイムマネジメントの動機の一つなのだ。
ここからが、いわゆる手帳の構成に入る。
７.マンスリーリフィル Date your Dreamのマンスリーリフィル
見開き二ページで一月分のカレンダータイプ月曜始まりのフォーマット。
左ページに月曜日から木曜日まで。右ページに金曜日から日曜日、そしてボクがすきなのは一番右側にメモ欄が付いているところ。この部分に週単位で大まかな目標を書いておける。５であげた月間タスクをこのメモ欄に転記しておくことが多い。
マンスリーリフィルはバインダーのサイズに応じて、最低限四半期分。通常半年分で綴じる期間を変えて運用している。
８.ウィークリーリフィル Date your Dreamのウィークリーリフィル
見開き二ページで一週間分のバーチカルタイプ月曜始まりのフォーマット。
印刷されている時間軸は８時から23時まで。ただ、それぞれの前後にフリーの軸があるので、そこに時間を記入してボクは7時から25時までの時間軸で使用している。
一週間の時間を縦と横で俯瞰できるのはバーチカルならではなので、自分の時間で記入している青、相方さんとのコミュニケーションタイムであるピンク、仕事に関する時間の黒、の三色の配分を一目瞭然で把握できる。
週次のWeekly Planningのときに先週の色の配分をみて、今週は仕事に時間をかけすぎたとか、相方さんとあまり過ごしてないなとかを把握して、次週の時間の使い方の配分を考えたりしている。
また、デイリーページに挟んでいる一週間コンパスは期間が過ぎると、ASHFORDのアシスタントホールに貼って、該当週のページに挟んでおく。こうすることによって、デイリーページが頻繁に差し替えられて手元になくても、数週間前まではこのウィークリーリフィルを見返して、スケジュール・行動記録とタスクを振り返ることができるのだ。
ウィークリーリフィルもバインダーのサイズによって閉じておく期間が変わる。通常は先月と当月、来月の四半期分。23mmバインダーだと半年分とか詰めたり、逆に8mmバインダーだと当月分のみにしたり。
９．デイリーリフィル ダヴィンチのデイリーリフィル
一日一ページにスケジュール欄、メモ欄、タスク欄と一通りそろっているフォーマット。
スケジュール欄の時間軸は６時から４時までと非常に長く、30分ごとに軸が印刷されているので、ボク的には非常に使い勝手が良い。タスク欄には当日締め切りのタスクを予め書いておくことが多い。メモ欄の使い方はその日の日記メモを書くことが多い。メモ欄のスペースが広すぎず狭すぎずで寝る前に5分ほどでチャチャっと書くのにちょうどよい。
また、何度かこのブログでもエントリーしているが、ボクのシステムのポイントとして、フランクリンプランナーの一週間コンパスをページファインダーにいれて当日のデイリーリフィルの栞代わりとしている。
一週間コンパスには役割と目標を毎週記入し、その週のタスクの優先順位を図る時の羅針盤の役割を果たしてくれている。裏面にはWeekly Taskを仕事＆プライベート両方の棚卸しをWeekly Planingで実施している。このWeekly Taskを参照しつつ日々のタスク＆スケジュールを計画するという流れになる。
慣れるまでめんどくさいと思うが、このおかげで結構Private Timeの確保やタスクの取りこぼしなく過ごせるようになったと思う気がしているかな...(^^;)ハハハ。
デイリーリフィルは一番入れ替えが早い。これもバインダーのサイズによるが、通常は先週･今週の二週間分くらいが多い。月末月初とかだと、先月の振り返りとかもあり、一か月分と当該週分と少々多くなるが、でも振り返りに関してはウィークリーリフィルとかぶる部分もあるので、3か月分とかまで持ち歩くことはない。
10.メモリフィル LIFEのノーブルリフィル等々。
ボクの場合、とにかくメモの類は今は全部このシステムに集約させている。仕事の会議でのメモから、個人的な思いつきメモまで。
デイリーリフィルは一日一ページなのでメモのスペースが十分ではないため、メモ用のリフィルを数枚入れておくことにしている。メモしたリフィルはその日のデイリーリフィルのところに移し変えて時系列でメモを管理することとなる。だいたい、５枚から10枚程度を挟んでいる。
最近のお気に入りはLIFEのノーブルリフィルの方眼。ノーブルノートと同様の紙質なので、どんな筆記具で書いても気持ちが良い。特に万年筆のすべり具合が快感です(笑)
11.情報リフィル
ミッション･ステートメントや自分の哲学、感銘を受けた書籍からのメモ等々。つまらない会議の途中や、ちょっと時間が空いたときの暇つぶし用に挟んでいる。自分がこれはと思ったもののみ挟んでいるので、何度読み返してもつまらないと感じることはない。特につまらない会議中の暇つぶしにはもってこいなのです。
量は最終的にあまったバインダーの余力による。
12.付箋紙リフィル
お店で付箋紙リフィルも売っているが、いまいちセットの内容が気に入らないので、透明な薄い板に穴を開けて、自分が普段良く使う付箋紙をいくつか貼ってます。
オススメの付箋紙はProject Paperの方眼付箋紙。デイリーリフィルのメモ欄の方眼も、メモリフィルの方眼もこの方眼付箋紙もみな5mm方眼なので、リフィル上でメモがちょっと足りない時とかはこの方眼付箋紙で欄を継ぎ足すと便利です。
13.ポケットリフィル
ちょっとしたときのメモ用に５×３情報カード3枚、お礼書き用に一筆箋3枚、一週間コンパス3枚をいれてます。
切抜きとか、メモ書きとかちょっと一時的に入れておくのに便利です。
14.ヒッツキ虫10min.リフィル
最後に前回紹介した10min.合体用のリフィルが最近加わりました。使い道は前回のエントリーを参照ください。
と、まぁ〜こうやって棚卸してみると結構いろんな機能を詰め込んでいるんだなぁ〜と。となるとコレをすべて綴じ手帳で適えようとすると難しいと思うわけで...。
やっぱり、当分はこのボク流セルフマネジメントシステムから離れるのは難しいと思う今日この頃なのです...(^^;)ハハハ。
