モレスキン・ポートフォリオで書類整理 - “TEAM H”末端構成員の戯言

しばらくは、自分の机の上も結構綺麗に整理整頓していたのだが、今かかりきりのプロジェクトも検討段階から提案書作成のフェーズに入り、いつの間にか机の左端に日々のレビュー資料の小山が築かれるよぉ〜になっていた...(^^;)ハハハ。

検討段階の資料というのは結構後で見返すことも多々あるンで、ちゃんとキングファイルに整理しておく気になるが、レビュー資料というのは完成まで日々バージョンアップしていく類のものなので、次の時に修正個所のチェックで使用するまでの短期間の命の書類でしかない。
んなもんなかなかきちんと整理する気も起きないのでついつい山積みにしてしまうことになる。
そんな小山の中にまた別のプロジェクトの資料が知らず知らず入り込んでしまい、「あ゛れっ！？あの書類どこだっけ？？」と探し回ることで無駄な時間が増えていくものなのだ...(^^;)ハハハ。

たまたま、ISMS更新審査も近いということもあり、来週は提案書作成でバタバタの日々が目に見えているので机の上を綺麗にして必要な書類をちゃんと整理しよう！と最近気になったいたアイテムを購入することにした。

モレスキンの新シリーズ？のフォリオである。
毎日打ち合わせで書類を持って場所を移動する機会がここのところ多く、その際に必要な書類をキングファイルで持ち歩くのもしんどいし、かといって紙バックに入れて社内を闊歩するのもなんかぼくの感性が許さない(笑)。
そんなちょうど良い頃合いにこの商品が発売になっていたのだ。

今回購入したのはＡ４サイズのポートフォリオ。
上に乗っかっているのは以前から販売されてるメモポケッツだ。二つを比べるとポートフォリオは結構大きく感じる。
実際にはＡ４というよりもＡ４ファイルサイズの大きさだと思う。

モレスキンお馴染のゴムバンドを外して表紙を裏返すと、中身はメモポケッツと同じく６つのポケット。
この６つのポケットで現在進行中の自分に関連するプロジェクトとマネジメント関連＆参考資料の書類をＧＴＤ的に整理することとした。
それほど原理主義者的なＧＴＤ実践者でもないボクだが、いちおう６つのポケットには以下の６つのカテゴリをインデックス付箋で分けてみた。
一番手前から、

Inbox
Next Action
Project
Waiting
Someday
Reference

一週間以内に実行しなければならないモノが追加になったらとりあえずInboxへ。
日々取り出して実行しなければならないものはNext Actionの中を取り出せばよい。
タスクレベルにまで落としきれていないものはとりあえずProjectに。
誰かに委任・委託して連絡待ちのものはWaitingに。
しばらくは手を付けなくてもいいが、いずれやらねばならないものは忘れないようにとりあえずSomedayに入れておく。
プロジェクト関係やマネジメント関連でタスク完了するまでは参考にする必要がある書類はReferenceに。

こんなユルユルな感じで、主に手帳で実施しているMonthly PlanningやWeekly Planningのタイミングでこのポートフォリオの中身を更新していく。
3日ほど使ってみたが結構いぃ〜感じなのだ。

一点工夫は、このポートフォリオＡ４サイズの書類がそのまま入るのでかなり便利ではあるが、一つのポケットに色んな書類が入るようになると結構出し入れがし辛くなる。
かつ、中に入れた書類がなんのものなのか、途中まで紙を出してみないと中々判別し辛いと......。
そこで、クリアファイルに書類を入れてポケットの中も整理することとした。
クリアファイルの綴じ側が上になるように書類をいれて、クリアファイルの端の部分にプロジェクト名と書類が判別できるくらいの大まかなカテゴリをこれもインデックス付箋に書いて貼り付ける。
インデックスシールよりもインデックス付箋の方が、のちのろインデックスの張り替えがしやすいのでオススメです。
ただこれも、善し悪しだが各ポケットの中にいくつもクリアファイルが収納されることになるんで、以外に重量が増してしまいます...(^^;)ハハハ。

机の上の書類を整理して持ち歩きたい方にはこのモレスキンポートフォリオオススメです。