読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

優先順位の見極めが肝心


フランクリン・プランナーを使用していると、まず時間管理のバイブルとして7つの習慣、そしてTQを念頭において日々のスケジュール&タスクを計画したりする。

ボクにとっては、小手先のテクニックというよりもその背景となる考え方・思想的なバックボーンの一例として7つの習慣は特に衝撃だった。(一部言われているようにたしかに説教くさいところはありますが...(^^;)ハハハ。)
とにかく、ここで言われていることはまずは実践してみようということでフランクリン・プランナーを使いはじめたようなもんなのだ。

特に、第2の習慣はそのままフランクリン・プランナーの設計に結びついているンで、「重要性」と「緊急性」による時間管理のマトリクスは一番意識して物事を進めるようになった。
優先順位のつけ方として、重要度・緊急度ともに高いもの(第1領域)をA、重要度は高いが緊急度の低いもの(第2領域)をB、重要度は低いが緊急度の高いもの(第3領域)をC、重要度も緊急度も低いもの(第4領域)をDとした時に、基本的にはA→B→C→Dの順で優先順位をつけ、Bの第2領域の部分に時間を割くことによって、より質の高い生産性を向上させていくという教え。

これ、読んでわかったような気になってはいてもいまだにハッキリできない事象が発生する。
AやDはバカでもわかる。Bの重要性は自分自身実はいやでもわかっているのだ。
しかし、実際業務を行っているなかでBとCのどちらを優先するべきなのか?
これは非常に曖昧というかケースバイケースであることが多く、常にどちらか一方が優先なのっ!とはなかなか言い辛い。
実際、後輩や部下にこの時間管理のマトリクスの説明をする際に一番説明し辛いのがこのBとCの狭間なのだ...(^^;)ハハハ。

たとえば、顧客からの急なオーダー。
顧客第一主義だからといって、常に優先順位を上げて対応していたら、いつまで経っても他の業務を掃くことが出来なくなる。
たいていこの手のケースの場合は顧客自身はAのつもりで連絡してくるのかもしれないが、プロジェクト全体を見渡した上で判断するとせいぜいC、実はDであるようなケースが多々ある。
しかし、放っておくとクレームのレベルに達しBそしてAとなってしまうやっかいな性質のものだ。

こういう場合、最初からBとして対応すべきものなのか?それともやはりCのまま優先順位の順番でタスクを進めていけばいいのか?
時間管理のマトリクスではなかなかこの判断が曖昧になってしまう。

常々そんなことを思いながらも、勘と経験で優先順位をつけてこなしてきたところ、先日読んだ「時間が2倍になる超手帳の技術」(著:日本タイムマネジメント普及協会)に面白い記載があった。

時間が2倍になる「超」手帳の技術

時間が2倍になる「超」手帳の技術

この本のなかでも、BとCの間は曖昧であり、ここに時間管理のマトリクスの落とし穴が潜んでいると。
では、どうすればいいのか?ということで紹介されていたのが、

それは、優先順位の判断基準を重要性に代わって、「自分か、他人か?」、緊急性の代わりに「今か、後か?」にするのです。
そうすると、A「今、自分でやる仕事」、B「後で、自分でやる仕事」、C「他人に任せてもいい仕事」の三つに分類することができます。
このなかで、Cの「他人に任せてもいい仕事」はとりあえず、あなたの手から離せます。
「今か、後か?」の判断は、「今」を今日とすれば、「後」は明日以降、「今」を今週とすれば、「後」は来週以降ということになりますが、この時間のスケール (目盛)は、あなたの仕事の状況に合わせてあらかじめ決めておけばいいのです。通常は、週単位で考えておけばいいでしょう。
これなら、優先順位で頭の中が混乱することはありません。

この優先順位の考え方で進めようとすると、緊急で重要なA「今、自分でやる仕事」が一番のように見えなくもないが、本当に重要なのはB「後で、自分でやる仕事」であると。
Aは時間もないンでやっつけ仕事になりやすいということなんですね。だから、時間的余裕があるBにしっかり取り組むことによって生産性を向上させると。

7つの習慣の場合はなにも仕事に限った話ではないんで、仕事とプライベートの重要性をどう順位付けするか?という観点もあるから余計に複雑になるのだが、仕事に限った話でいえば、この「自分」か「他人」か?「今」か「後」か?というマトリクスで優先順位をつけてみるのも一つのテクニックだと思うのだ。
これって、どちらかというとGTD的な考え方に近いんじゃないかな?という気もしたんだけど、どぉ〜だろ?